Il controllo del magazzino protegge la specifica dopo il rilascio. Radici, polveri, estratti e prodotti finiti presentano rischi fisici diversi, ma ogni formato necessita di imballaggi integri, identità del lotto leggibile, stoccaggio adeguato e movimenti tracciabili.
Le buone pratiche di magazzino mantengono l'identità e le condizioni approvate durante l'acquisto. Lo stato, l'ubicazione e la quantità dovrebbero essere ricostruibili senza aprire ogni contenitore. Al ricevimento, confronta etichette e documenti prima di spostare il materiale nello stock approvato e metti in attesa le unità danneggiate o non corrispondenti. Mantieni separati fisicamente o elettronicamente lotti, formati e stati di qualità diversi. Il materiale radicale necessita di contenimento pulito e asciutto e di protezione da contaminazione e rotture eccessive; le polveri e gli estratti richiedono rivestimenti sigillati, controllo dell'umidità e un'attenta manipolazione del materiale fine. Ogni prelievo, frazionamento, riconfezionamento, miscelazione o spedizione di campioni deve preservare il lotto di origine e riconciliare le quantità. Una nuova etichetta del contenitore non dovrebbe mai sostituire il collegamento al lotto originale. Tracce fittizie periodiche dovrebbero seguire un'unità selezionata fino al ricevimento e inoltrarla al cliente o all'utilizzo in produzione, evidenziando le lacune prima di un'indagine o di un richiamo reale. Includere le scorte restituite e le unità danneggiate nello stesso sistema di controllo dello stato. Le regole di accesso e la riconciliazione regolare dell'inventario riducono ulteriormente i movimenti inspiegabili.
Ispezionare prima di accettare il lotto
Controlla cartoni, sigilli, rivestimenti, etichette, quantità e presenza di documenti prima che il materiale entri nello stock approvato. Registrare immediatamente danni causati dall'acqua, forature, contaminazione o mancata corrispondenza delle etichette.
Mettere in quarantena le unità discutibili fino a quando la loro disposizione non sarà documentata.
Lotti e stati dei materiali separati
Mantieni visibilmente distinte le scorte in entrata, approvate, trattenute e rifiutate. Non combinare i lotti perché il nome commerciale appare identico.
Utilizza record di ubicazione che collegano ciascun pallet o contenitore al prodotto e al lotto.
Proteggi ogni formato fisico
Le radici necessitano di contenimento pulito e asciutto e di controllo della rottura. Le polveri e gli estratti richiedono efficaci barriere contro l'umidità e un'attenta manipolazione del materiale fine. I prodotti finiti richiedono il controllo del conteggio, dell'imballaggio e della grafica.
Seguire le specifiche di stoccaggio previste dal contratto e le istruzioni del produttore.
Preservare la tracciabilità attraverso il riconfezionamento
Ogni frazionamento, riconfezionamento o prelievo di campioni deve registrare il lotto di origine, la quantità, la data, l'operatore e l'identità del nuovo contenitore. Le etichette devono rimanere leggibili e durevoli.
I registri di spedizione dovrebbero identificare quale lotto e quantità sono stati inviati a ciascun cliente.
Monitorare le condizioni di conservazione
Utilizzare i requisiti contrattuali di temperatura, umidità e protezione ed esplorare le escursioni. Tenere il materiale lontano da parassiti, odori forti e rischio di contaminazione diretta.
Documentare l'azione correttiva quando le condizioni non rientrano nei limiti.
Gestire la rotazione delle scorte
Utilizzare le informazioni ricevute e di scadenza o ripetere il test in base al piano del prodotto. Le regole di rotazione non devono sovrascrivere una sospensione di qualità o una prenotazione del cliente.
Esaminare il materiale a lento movimento prima del rilascio.
Controllare la catena di tracciabilità
Tracciare periodicamente un contenitore selezionato fino alla ricezione e inoltrarlo alla spedizione o all'utilizzo. Riconciliare quantità e record.
Una breve traccia simulata identifica le lacune dell'etichetta e del movimento prima di un'indagine reale.