Le contrôle d'entrepôt protège la spécification après sa publication. Les racines, les poudres, les extraits et les produits finis présentent des risques physiques différents, mais chaque format nécessite un emballage intact, une identité de lot lisible, un stockage approprié et des mouvements traçables.
Les bonnes pratiques d'entrepôt maintiennent l'identité et l'état approuvés lors de l'achat. Le statut, l'emplacement et la quantité doivent être reconstituables sans ouvrir chaque conteneur. À la réception, comparez les étiquettes et les documents avant de déplacer le matériel vers un stock approuvé, et placez les unités endommagées ou incompatibles en attente. Séparez physiquement ou électroniquement les différents lots, formats et statuts de qualité. Le matériel racinaire a besoin d’un confinement propre et sec et d’une protection contre la contamination et la casse excessive ; les poudres et les extraits nécessitent des doublures scellées, un contrôle de l’humidité et une manipulation soigneuse des matériaux fins. Chaque prélèvement, fractionnement, reconditionnement, mélange ou expédition d'échantillon doit préserver le lot source et rapprocher les quantités. Une nouvelle étiquette de conteneur ne doit jamais remplacer le lien vers le lot d'origine. Des traces simulées périodiques doivent suivre une unité sélectionnée jusqu'à la réception et être transmises au client ou à l'utilisation en production, exposant ainsi les lacunes avant une véritable enquête ou un rappel. Incluez les stocks retournés et les unités endommagées dans le même système de contrôle d’état. Les règles d'accès et le rapprochement régulier des stocks réduisent encore davantage les mouvements inexpliqués.
Inspecter avant d'accepter le lot
Vérifiez les cartons, les sceaux, les doublures, les étiquettes, la quantité et la présence des documents avant que le matériel n'entre dans le stock approuvé. Enregistrez immédiatement les dégâts d’eau, les perforations, la contamination ou la non-concordance des étiquettes.
Mettez en quarantaine les unités douteuses jusqu’à ce que leur disposition soit documentée.
Lots séparés et statuts des matériaux
Gardez les stocks entrants, approuvés, retenus et rejetés visiblement distincts. Ne regroupez pas les lots car le nom commercial semble identique.
Utilisez des enregistrements de localisation qui relient chaque palette ou conteneur au produit et au lot.
Protéger chaque format physique
Les racines ont besoin d’un confinement propre et sec et d’un contrôle de la casse. Les poudres et les extraits nécessitent des barrières efficaces contre l’humidité et une manipulation soigneuse des matériaux fins. Les produits finis doivent être comptés, emballés et contrôlés.
Suivez les spécifications de stockage sous contrat et les instructions du fabricant.
Préserver la traçabilité grâce au reconditionnement
Chaque fractionnement, reconditionnement ou retrait d'échantillon doit enregistrer le lot source, la quantité, la date, l'opérateur et l'identité du nouveau conteneur. Les étiquettes doivent rester lisibles et durables.
Les dossiers d'expédition doivent identifier le lot et la quantité envoyés à chaque client.
Surveiller les conditions de stockage
Utilisez les exigences contractuelles en matière de température, d’humidité et de protection et étudiez les excursions. Gardez le matériel à l’écart des parasites, des odeurs fortes et des risques de contamination directe.
Documenter les mesures correctives lorsque les conditions dépassent les limites.
Gérer la rotation des stocks
Utiliser les informations reçues et d'expiration ou retester conformément au plan produit. Les règles de rotation ne doivent pas prévaloir sur une retenue de qualité ou une réservation client.
Examinez le matériel à évolution lente avant sa publication.
Auditer la chaîne de traçabilité
Retracer périodiquement un conteneur sélectionné jusqu'à sa réception et le transmettre à son expédition ou à son utilisation. Réconcilier les quantités et les enregistrements.
Une courte trace simulée identifie les écarts d'étiquette et de mouvement avant une véritable enquête.