בקרת מחסן מגנה על המפרט לאחר השחרור. לשורשים, אבקות, תמציות ומוצרים מוגמרים יש סיכונים פיזיים שונים, אך כל פורמט זקוק לאריזה שלמה, זהות מגרש קריא, אחסון מתאים ותנועות ניתנות למעקב.
נוהג טוב במחסן שומר על הזהות והמצב שאושרו במהלך הרכישה. המצב, המיקום והכמות צריכים להיות ניתנים לשחזור מבלי לפתוח כל מיכל. בעת הקבלה, השווה תוויות ומסמכים לפני העברת חומר למלאי מאושר, והנח יחידות פגומות או לא תואמות. שמור על מגרשים, פורמטים וסטטוסי איכות שונים באופן פיזי או אלקטרוני. חומר שורש זקוק לבלימה נקייה ויבשה ולהגנה מפני זיהום ושבירה מוגזמת; אבקות ותמציות דורשות ספינות אטומות, בקרת לחות וטיפול זהיר בחומר עדין. כל משיכת דגימה, פיצול, אריזה מחדש, מיזוג או שיגור חייבת לשמור על מנת המקור ולהתאים כמויות. תווית מיכל חדשה לעולם לא תחליף את הקישור לאצווה המקורית. מעקבים מדומים תקופתיים צריכים לעקוב אחר יחידה נבחרת אחת בחזרה לקבלה ולהעביר לשימוש הלקוח או הייצור, תוך חשיפת פערים לפני חקירה או החזרה אמיתית. כלול מלאי שהוחזר ויחידות פגומות באותה מערכת בקרת מצב. כללי גישה ותיאום מלאי קבוע מפחיתים עוד יותר תנועה בלתי מוסברת.
בדוק לפני קבלת המגרש
בדוק קרטונים, חותמות, ספינות, תוויות, כמות ונוכחות מסמכים לפני שהחומר נכנס למלאי מאושר. רשום מיד נזקי מים, פנצ'רים, זיהום או אי התאמה של התווית.
יש להסגר יחידות מפוקפקות עד לתיעוד הנטייה.
הפרד מגרשים וסטטוסים חומריים
שמור על מניות נכנסות, מאושרות, מוחזקות ונדחות באופן ברור. אין לשלב מגרשים כי השם המסחרי נראה זהה.
השתמש ברשומות מיקום המחברים כל משטח או מיכל למוצר ולמגרש.
הגן על כל פורמט פיזי
שורשים צריכים בלימה נקייה ויבשה ובקרת שבירה. אבקות ותמציות דורשות מחסומי לחות יעילים וטיפול זהיר בחומר עדין. מוצרים מוגמרים צריכים ספירה, אריזה ושליטה ביצירות אמנות.
פעל לפי מפרט האחסון המוסכם והוראות היצרן.
שמור על העקיבות באמצעות אריזה מחדש
כל פיצול, אריזה מחדש או משיכה מדגימה צריכה לרשום חלקת מקור, כמות, תאריך, מפעיל וזהות מכולה חדשה. התוויות חייבות להישאר קריאות ועמידות.
רישומי המשלוח צריכים לזהות איזה מגרש וכמות הלכו לכל לקוח.
מעקב אחר תנאי האחסון
השתמש בדרישות הטמפרטורה, הלחות וההגנה המכווצים וחקור טיולים. הרחק את החומר ממזיקים, ריחות חזקים וסכנת זיהום ישירה.
תיעוד פעולה מתקנת כאשר התנאים נופלים מחוץ לגבולות.
ניהול סבב מניות
השתמש במידע שהתקבל ותפוגה או בדיקה חוזרת בהתאם לתוכנית המוצר. כללי הסיבוב לא צריכים לעקוף החזקה איכותית או הזמנת לקוח.
סקור חומר הנע לאט לפני השחרור.
ביקורת על שרשרת העקיבות
עקבו מעת לעת אחר מכולה שנבחרה בחזרה לקבלה והעברה לשליחה או שימוש. התאמה בין כמויות ורישומים.
עקבות מדומה קצרה מזהה פערי תווית ותנועה לפני חקירה אמיתית.