Hyödyllinen esimerkkiohjelma vastaa määriteltyyn ostokysymykseen. Se kirjaa, mikä erä ja erittely toimitettiin, kuinka ostaja arvioi materiaalin ja mitä hyväksyntä tarkoittaa tulevalle kaupalliselle tilaukselle.
Näytteet tukevat päätöksiä vain, kun niiden identiteetti ja tarkoitus ovat selvät. Säilytä erälinkki, erittelyluonnos, havainnot ja päätös yhdessä. Aloita kirjoittamalla yksi tai kaksi kysymystä, joihin näytteen on vastattava, kuten sopiiko juurilaatu läpinäkyvään vähittäismyyntipakkaukseen, leikattu koko syöttää olemassa olevia laitteita, jauhe virtaa annosteluvaiheen läpi vai integroituuko uute prototyyppiin. Pyydä tarpeeksi materiaalia arvioinnin suorittamiseksi realistisissa olosuhteissa. Etiketissä tulee mainita tuote, tieteellinen tunniste, kasvin osa, muoto, erä, näytekoodi ja valmistuspäivä. Vertaa dokumentoituihin kriteereihin ja kirjaa laitteet, valmistus- ja säilytysolosuhteet tärkeiden havaintojen taakse. Jos versiota pyydetään, anna uusi mallikoodi sen sijaan, että korvaat viitteen hiljaa. Hyväksynnässä tulee mainita sen rajat ja selittää, kuinka kaupallinen erä sovitetaan, varataan, testataan ja pakataan. Hinnoittelunäytteet, laboratorionäytteet ja tuotantoa edeltävät näytteet voivat palvella eri tarkoituksia, joten tunnista vaihe jokaisessa pyynnöstä. Kun useat osastot osallistuvat, yhdistä heidän kommentit yhdeksi kontrolloiduksi päätökseksi sen sijaan, että lähetät ristiriitaista epävirallista palautetta toimittajalle.
Kirjoita ensin esimerkkitavoite
Ilmoita, tarkistaako ostaja juurien ulkonäön, leikkauskoon, jauheen käsittelyn, uutteen yhteensopivuuden, kapselin kokoonpanon tai asiakirjoja. Yksi pieni näyte ei voi todistaa jokaista kaupallista ominaisuutta.
Määrittele aiottu prosessi ja kohde ennen materiaalin pyytämistä.
Pyydä edustava näyte
Toimittajan tulee tunnistaa tuote, muoto, erä, näytteen paino ja valmistuspäivä. Juuri- ja leikkuujuurinäytteiden on sisällettävä normaali erän vaihtelu valittujen vitriinin kappaleiden sijaan.
Jauhe- ja uutenäytteet tarvitsevat suljetun kosteutta suojaavan pakkauksen.
Arvioi kirjallisten hyväksymispisteiden perusteella
Käytä spesifikaatioluonnosta tarkastelun aikana ja kirjaa tarvittaessa ulkoasua, käsittelyä, hiukkaskokoa tai koostumusta koskevia havaintoja. Erota mieltymykset pakollisista rajoista.
Dokumentoi pyydetyt muutokset ennen tarkistetun näytteen laatimista.
Yhdistä hyväksyntä laajentamiseen
Kirjaa ylös, onko hyväksytty erä saatavilla ja kuinka kaupallinen erä sovitetaan. Vahvista pakkauskoot, toimitusaika, asiakirjasarja ja tuotantomäärä.
Säilytä merkitty vertailunäyte, jos se on mahdollista.
Käytä sokeaa vertailua, jos se on hyödyllistä
Neutraalit esimerkkikoodit voivat auttaa tiimejä vertaamaan ulkonäköä tai prosessien käyttäytymistä ilman hinta- tai toimittajaharhaa.
Pidä koodin ja erän välinen linkki hallinnassa jäljitettävyyden vuoksi.
Tallenna arviointiympäristö
Valaistus, valmistusmenetelmä, laitteet ja säilytysaika voivat vaikuttaa havaintoihin. Huomaa tärkeiden päätösten taustalla olevat ehdot.
Toista kriittiset testit tarkoitetuissa tuotantoolosuhteissa.
Sulje näytepäätös
Merkitse jokainen näyte hyväksytyksi, ehdollisesti hyväksytyksi, hylätyksi tai tarkistettavaksi päivämäärällä ja arvioijalla.
Avoimesta näytteestä ei tulisi hiljaa tulla kaupallinen standardi.