Комплект професійних документів має описувати точний продукт Ashwagandha, який відправляється, а не загальну категорію. Ідентифікація продукту, частина заводу, формат, партія, кількість і статус випуску повинні залишатися пов’язаними від затвердження зразка до отримання.
Вимоги до документів необхідно узгодити перед пакуванням партії. Раннє вирівнювання зменшує кількість виправлень назви, тесту, етикетки та місця призначення в останню хвилину. Створіть файл транзакцій, який пов’язує затверджену специфікацію, зразок або еталонну партію, замовлення на придбання, сертифікат окремої партії, запис про випуск, пакувальний лист, рахунок-фактуру та етикетки на коробці. Одна і та ж ботанічна ідентичність, частина рослини, фізичний формат і номер партії повинні з’являтися на всьому протязі. Якщо застосовується аналітичне значення, наприклад договірна специфікація withanolide, запишіть діапазон прийнятності, одиниці та метод, а не покладайтеся на маркетингову заяву. Перегляньте, чи відповідають мікробіологічні тести, тести на забруднювачі, вологість або фізичні тести точному формату та передбачуваному ринку. Приклади документів можуть підтвердити кваліфікацію, але лише остаточні документи партії можуть випустити відвантажену партію. Усуньте розбіжності перед збиранням, коли виправлення все ще контролюються, а відстежуваність залишається чіткою. Приймаюча група повинна знати, які оригінали чи електронні копії очікувати та хто може дозволити відхилення. Заархівуйте схвалений файл із фотографіями прибуття та отриманими результатами, щоб пізніша скарга, повторне замовлення або перевірка постачальника могли відтворити транзакцію без припущень.
Почніть із специфікації продукту
Стан Withania somnifera, частина рослини, фізична форма та відповідні атрибути якості. Корінь, порошок і екстракт вимагають різних точок приймання.
Записуйте дати перегляду та затвердження, щоб обидві сторони працювали з однією версією.
Зіставте сертифікат із лотом
Сертифікат аналізу повинен ідентифікувати продукт і партію або партію та повідомляти про погоджені випробування з результатами, одиницями та методами, де це доречно.
Загальні приклади сертифікатів можуть підтримувати раннє обговорення, але не випускають комерційну партію.
Тримайте імена та ідентифікатори узгодженими
Цінова пропозиція, етикетка зразка, специфікація, сертифікат, рахунок-фактура, пакувальний лист і картонні коробки повинні використовувати сумісні назви продуктів і те саме посилання на лот.
Усуньте невідповідності перед відправкою, щоб захистити відстежуваність та імпортну документацію.
Побудуйте запис отримання
Записуйте дату прибуття, стан перевізника, кількість коробок, стан пломби та вкладиша, етикетки партії, документи, відібрані зразки та розміщення.
Сфотографуйте відхилення в матеріалі перед відкриттям або перепакуванням, що змінює докази.
Підтвердьте тестування перед затвердженням замовлення
Погодьтеся, які перевірки на ідентифікацію, фізичні, мікробіологічні, забруднюючі або контрактні аналітичні перевірки застосовуються. Вимоги залежать від формату, призначення та призначення.
Уникайте обіцянок тесту, який не є частиною плану випуску партії.
Контроль ревізій документів
Специфікації та шаблони мають відображати ідентифікатори версій. Замінені файли не повинні залишатися в активному використанні.
Запис про схвалення покупцем суттєвих змін.
Заздалегідь підготуйте файл призначення
Перевірте описи рахунків-фактур, деталі пакувального списку, інформацію про походження та інші погоджені транспортні документи перед бронюванням транспортування.
Для конкретного пункту призначення може знадобитися кваліфікована консультація щодо імпорту.