Un set di documenti professionali dovrebbe descrivere l'esatto prodotto Ashwagandha spedito, non una categoria generale. L'identità del prodotto, la parte della pianta, il formato, il lotto, la quantità e lo stato di rilascio devono rimanere collegati dall'approvazione del campione alla ricezione.
I requisiti documentali devono essere concordati prima che il lotto venga imballato. L'allineamento anticipato riduce le correzioni dell'ultimo minuto di nome, test, etichetta e destinazione. Crea un file di transazione che collega la specifica approvata, il campione o il lotto di riferimento, l'ordine di acquisto, il certificato specifico del lotto, il record di rilascio, la lista di imballaggio, la fattura e le etichette del cartone. La stessa identità botanica, parte della pianta, formato fisico e numero di lotto dovrebbero apparire in modo coerente ovunque. Laddove si applica un valore analitico come una specifica contrattuale del withanolide, registrare l'intervallo di accettazione, le unità e il metodo anziché fare affidamento su una dichiarazione di marketing. Verificare se i test microbiologici, contaminanti, di umidità o fisici sono rilevanti per il formato esatto e il mercato previsto. I documenti di esempio possono supportare la qualificazione, ma solo i documenti del lotto finale possono rilasciare il lotto spedito. Risolvere le discrepanze prima della raccolta, quando le correzioni sono ancora controllate e la tracciabilità rimane chiara. Il team ricevente dovrebbe sapere quali originali o copie elettroniche aspettarsi e chi può autorizzare una deviazione. Archivia il file approvato con le fotografie dell'arrivo e la ricezione dei risultati in modo che un reclamo successivo, un ordine ripetuto o una revisione del fornitore possano ricostruire la transazione senza supposizioni.
Inizia con una specifica specifica del prodotto
Stato Withania somnifera, parte della pianta, forma fisica e attributi di qualità rilevanti. Radice, polvere ed estratto richiedono punti di accettazione diversi.
Registra le date di revisione e approvazione in modo che entrambe le parti lavorino dalla stessa versione.
Abbina il certificato al lotto
Il certificato di analisi deve identificare il prodotto e il lotto o lotto e riportare i test concordati con risultati, unità e metodi, ove pertinenti.
I certificati di esempio generici possono supportare la discussione iniziale ma non rilasciare un lotto commerciale.
Mantieni nomi e identificatori allineati
Preventivo, etichetta campione, specifica, certificato, fattura, lista di imballaggio e cartoni devono utilizzare nomi di prodotto compatibili e lo stesso riferimento di lotto.
Risolvi le discrepanze prima della spedizione per proteggere la tracciabilità e la documentazione di importazione.
Costruisci un record di ricezione
Registrare la data di arrivo, le condizioni del trasportatore, il conteggio dei cartoni, le condizioni dei sigilli e del supporto, le etichette dei lotti, i documenti, il campione prelevato e lo smaltimento.
Fotografare le deviazioni del materiale prima dell'apertura o del reimballaggio modifica la prova.
Confermare il test prima dell'approvazione dell'ordine
Concordare quali controlli analitici di identità, fisici, microbiologici, di contaminanti o appaltati si applicano. I requisiti dipendono dal formato, dall'uso previsto e dalla destinazione.
Evitare di promettere un test che non sia parte del piano di rilascio del lotto.
Controllare le revisioni dei documenti
Le specifiche e i modelli dovrebbero mostrare gli identificatori di revisione. I file sostituiti non devono rimanere in uso attivo.
Registrare l'approvazione dell'acquirente delle modifiche materiali.
Preparare il file di destinazione in anticipo
Conferma le descrizioni della fattura, i dettagli della bolla di accompagnamento, le informazioni sull'origine e altri documenti di spedizione concordati prima di prenotare il trasporto.
Per la destinazione specifica potrebbe essere necessaria una consulenza qualificata sull'importazione.