Ένα επαγγελματικό σετ εγγράφων θα πρέπει να περιγράφει το ακριβές προϊόν Ashwagandha που αποστέλλεται και όχι μια γενική κατηγορία. Η ταυτότητα του προϊόντος, το μέρος της εγκατάστασης, η μορφή, η παρτίδα, η ποσότητα και η κατάσταση κυκλοφορίας πρέπει να παραμένουν συνδεδεμένα από την έγκριση του δείγματος έως τη λήψη.
Οι απαιτήσεις εγγράφων θα πρέπει να συμφωνηθούν πριν συσκευαστεί η παρτίδα. Η πρώιμη ευθυγράμμιση μειώνει τις διορθώσεις ονόματος, δοκιμής, ετικέτας και προορισμού της τελευταίας στιγμής. Δημιουργήστε ένα αρχείο συναλλαγών που συνδέει τις εγκεκριμένες προδιαγραφές, δείγμα ή παρτίδα αναφοράς, παραγγελία αγοράς, πιστοποιητικό για συγκεκριμένη παρτίδα, αρχείο έκδοσης, λίστα συσκευασίας, τιμολόγιο και ετικέτες χαρτοκιβωτίων. Η ίδια βοτανική ταυτότητα, μέρος του φυτού, φυσική μορφή και αριθμός παρτίδας θα πρέπει να εμφανίζονται με συνέπεια σε όλη την έκταση. Όπου ισχύει μια αναλυτική τιμή, όπως μια προδιαγραφή συρρικνωμένης με ανολίδη, καταγράψτε το εύρος αποδοχής, τις μονάδες και τη μέθοδο αντί να βασίζεστε σε μια δήλωση μάρκετινγκ. Ελέγξτε εάν οι μικροβιολογικές δοκιμές, οι προσμείξεις, η υγρασία ή οι φυσικές δοκιμές σχετίζονται με την ακριβή μορφή και την προβλεπόμενη αγορά. Παραδείγματα εγγράφων μπορούν να υποστηρίξουν την πιστοποίηση, αλλά μόνο τα έγγραφα τελικής παρτίδας μπορούν να αποδεσμεύσουν την παρτίδα που έχει αποσταλεί. Επιλύστε τις αποκλίσεις πριν από τη συλλογή, όταν οι διορθώσεις εξακολουθούν να ελέγχονται και η ιχνηλασιμότητα παραμένει σαφής. Η ομάδα παραλαβής θα πρέπει να γνωρίζει ποια πρωτότυπα ή ηλεκτρονικά αντίγραφα να περιμένει και ποιος μπορεί να εγκρίνει μια απόκλιση. Αρχειοθετήστε το εγκεκριμένο αρχείο με φωτογραφίες άφιξης και λήψη αποτελεσμάτων, ώστε μια μεταγενέστερη καταγγελία, επανάληψη παραγγελίας ή έλεγχος προμηθευτή να μπορέσει να ανακατασκευάσει τη συναλλαγή χωρίς υποθέσεις.
Ξεκινήστε με μια συγκεκριμένη προδιαγραφή προϊόντος
Αναφέρετε Withania somnifera, μέρος φυτού, φυσική μορφή και σχετικά ποιοτικά χαρακτηριστικά. Η ρίζα, η σκόνη και το εκχύλισμα απαιτούν διαφορετικά σημεία αποδοχής.
Καταγράψτε ημερομηνίες αναθεώρησης και έγκρισης, ώστε και τα δύο μέρη να εργάζονται από την ίδια έκδοση.
Αντιστοιχίστε το πιστοποιητικό με την παρτίδα
Το πιστοποιητικό ανάλυσης θα πρέπει να προσδιορίζει το προϊόν και την παρτίδα ή την παρτίδα και να αναφέρει τις συμφωνηθείσες δοκιμές με αποτελέσματα, μονάδες και μεθόδους όπου χρειάζεται.
Τα γενικά παραδείγματα πιστοποιητικών μπορούν να υποστηρίξουν την πρώιμη συζήτηση, αλλά δεν εκδίδουν εμπορική παρτίδα.
Διατηρήστε τα ονόματα και τα αναγνωριστικά ευθυγραμμισμένα
Η προσφορά, η ετικέτα δείγματος, η προδιαγραφή, το πιστοποιητικό, το τιμολόγιο, η λίστα συσκευασίας και τα χαρτοκιβώτια θα πρέπει να χρησιμοποιούν συμβατά ονόματα προϊόντων και την ίδια αναφορά παρτίδας.
Επιλύστε τις αναντιστοιχίες πριν από την αποστολή για προστασία της ιχνηλασιμότητας και της τεκμηρίωσης εισαγωγής.
Δημιουργήστε μια εγγραφή λήψης
Ημερομηνία άφιξης καταγραφής, κατάσταση φορέα, αριθμός χαρτοκιβωτίων, κατάσταση σφραγίδας και επένδυσης, ετικέτες παρτίδας, έγγραφα, δειγματοληψία και διάθεση.
Η φωτογράφηση αποκλίσεων υλικού πριν από το άνοιγμα ή την επανασυσκευασία αλλάζει τα στοιχεία.
Επιβεβαιώστε τη δοκιμή πριν από την έγκριση της παραγγελίας
Συμφωνήστε ποιοι αναλυτικοί έλεγχοι ταυτότητας, φυσικοί, μικροβιολογικοί, μολυσματικοί ή συμβατικοί έλεγχοι ισχύουν. Οι απαιτήσεις εξαρτώνται από τη μορφή, την προβλεπόμενη χρήση και τον προορισμό.
Αποφύγετε να υποσχεθείτε μια δοκιμή που δεν αποτελεί μέρος του σχεδίου έκδοσης παρτίδας.
Έλεγχος αναθεωρήσεων εγγράφων
Οι προδιαγραφές και τα πρότυπα πρέπει να εμφανίζουν αναγνωριστικά αναθεώρησης. Τα αρχεία που έχουν αντικατασταθεί δεν πρέπει να παραμένουν σε ενεργή χρήση.
Καταγράψτε την έγκριση του αγοραστή για αλλαγές υλικού.
Προετοιμάστε νωρίς το αρχείο προορισμού
Επιβεβαιώστε τις περιγραφές τιμολογίων, τις λεπτομέρειες της λίστας συσκευασίας, τις πληροφορίες προέλευσης και άλλα συμφωνημένα έγγραφα αποστολής πριν κάνετε κράτηση για τη μεταφορά.
Μπορεί να απαιτούνται εξειδικευμένες συμβουλές εισαγωγής για τον συγκεκριμένο προορισμό.