Profesionalus dokumentų rinkinys turėtų tiksliai aprašyti siunčiamą Ashwagandha produktą, o ne bendrą kategoriją. Produkto tapatybė, gamyklos dalis, formatas, partija, kiekis ir išleidimo būsena turi likti susieti nuo mėginio patvirtinimo iki gavimo.
Prieš pakuojant siuntą, reikia susitarti dėl dokumentų reikalavimų. Ankstyvas derinimas sumažina paskutinės minutės pavadinimo, bandymo, etiketės ir paskirties pataisymus. Sukurkite operacijos failą, susiejantį patvirtintą specifikaciją, pavyzdį arba referencinę partiją, pirkimo užsakymą, konkrečios partijos sertifikatą, išleidimo įrašą, pakavimo sąrašą, sąskaitą faktūrą ir kartono etiketes. Visoje vietoje turėtų būti nuosekliai rodoma ta pati botaninė tapatybė, augalo dalis, fizinis formatas ir partijos numeris. Kai taikoma analitinė vertė, pvz., sutartinė su anolido specifikacija, užrašykite priimtinumo diapazoną, vienetus ir metodą, o ne pasikliaukite rinkodaros ataskaita. Peržiūrėkite, ar mikrobiologiniai, teršalų, drėgmės ar fiziniai tyrimai yra svarbūs konkrečiam formatui ir numatomai rinkai. Pavyzdiniai dokumentai gali patvirtinti kvalifikaciją, tačiau tik galutiniai partijos dokumentai gali išleisti išsiųstą partiją. Išspręskite neatitikimus prieš surinkimą, kai pataisymai vis dar kontroliuojami ir atsekamumas išlieka aiškus. Gaunančioji komanda turėtų žinoti, kokių originalų ar elektroninių kopijų tikėtis ir kas gali leisti nukrypti. Archyvuokite patvirtintą failą su atvykimo nuotraukomis ir gautais rezultatais, kad vėlesnis skundas, pakartotinis užsakymas ar tiekėjo peržiūra galėtų atkurti sandorį be prielaidų.
Pradėkite nuo konkrečios produkto specifikacijos
Nurodykite Withania somnifera, augalo dalį, fizinę formą ir atitinkamus kokybės atributus. Šaknims, milteliams ir ekstraktui reikalingi skirtingi priėmimo taškai.
Įrašykite peržiūros ir patvirtinimo datas, kad abi šalys dirbtų pagal tą pačią versiją.
Suderinkite sertifikatą su partija
Analizės sertifikate turėtų būti nurodytas produktas ir partija arba partija ir, jei reikia, nurodyti sutarti bandymai, nurodant rezultatus, vienetus ir metodus.
Bendrieji sertifikatų pavyzdžiai gali palaikyti ankstyvą diskusiją, bet neišleidžia komercinės partijos.
Sulygiuokite vardus ir identifikatorius
Citatos, pavyzdžio etiketėje, specifikacijoje, sertifikate, sąskaitoje faktūroje, pakavimo sąraše ir dėžutėse turi būti naudojami suderinami gaminių pavadinimai ir ta pati partijos nuoroda.
Prieš išsiųsdami pašalinkite neatitikimus, kad apsaugotumėte atsekamumą ir importo dokumentus.
Sukurkite priėmimo įrašą
Įrašykite atvykimo datą, vežėjo būklę, dėžių skaičių, plombos ir įdėklo būklę, partijos etiketes, dokumentus, paimtą mėginį ir išdėstymą.
Nufotografuokite medžiagos nukrypimus prieš atidarydami ar perpakuodami, pakeičiant įrodymus.
Patvirtinkite bandymą prieš patvirtindami užsakymą
Susitarkite, kurie tapatybės, fiziniai, mikrobiologiniai, teršalų ar sutartiniai analitiniai patikrinimai bus taikomi. Reikalavimai priklauso nuo formato, numatomo naudojimo ir paskirties.
Venkite žadėti bandymo, kuris nėra partijos išleidimo plano dalis.
Kontroliuoti dokumentų peržiūras
Specifikacijose ir šablonuose turėtų būti rodomi pataisų identifikatoriai. Pakeisti failai neturėtų likti aktyviai naudojami.
Įrašykite pirkėjo patvirtinimą dėl esminių pakeitimų.
Iš anksto paruoškite paskirties failą
Prieš užsakydami transportą, patvirtinkite sąskaitų faktūrų aprašymus, pakuočių sąrašo duomenis, kilmės informaciją ir kitus sutartus siuntimo dokumentus.
Gali prireikti kvalifikuotos konsultacijos dėl importo konkrečioje paskirties vietoje.