Egy professzionális dokumentumkészletnek pontosan le kell írnia a szállított Ashwagandha terméket, nem pedig általános kategóriát. A termékazonosítónak, az üzemrésznek, a formátumnak, a tételnek, a mennyiségnek és a kiadás állapotának kapcsolatban kell maradnia a minta jóváhagyásától az átvételig.
A dokumentumokra vonatkozó követelményeket a tétel becsomagolása előtt meg kell állapodni. A korai igazítás csökkenti az utolsó pillanatban a név, a teszt, a címke és a rendeltetési hely javítását. Hozzon létre egy tranzakciós fájlt, amely összekapcsolja a jóváhagyott specifikációt, mintát vagy referencia tételt, beszerzési rendelést, tételspecifikus tanúsítványt, kiadási nyilvántartást, csomagolási listát, számlát és kartoncímkéket. Ugyanannak a botanikai azonosítónak, növényi résznek, fizikai formátumnak és tételszámnak kell következetesen megjelennie. Ha egy analitikai érték, például egy szerződéses anolid-specifikáció alkalmazandó, a marketingnyilatkozatokra hagyatkozás helyett jegyezze fel az elfogadási tartományt, mértékegységeket és módszert. Tekintse át, hogy a mikrobiológiai, szennyezőanyag-, nedvesség- vagy fizikai tesztek relevánsak-e a pontos formátum és a tervezett piac szempontjából. A mintadokumentumok támogathatják a minősítést, de csak a végleges kötegdokumentumok engedhetik fel a szállított tételt. Szüntesse meg az eltéréseket a begyűjtés előtt, amikor a korrekciók még ellenőrzöttek és a nyomon követhetőség továbbra is egyértelmű. A fogadó csoportnak tudnia kell, hogy mely eredetikre vagy elektronikus másolatokra számíthat, és ki engedélyezheti az eltérést. Archiválja a jóváhagyott fájlt az érkezési fényképekkel és az eredmények megérkezésével, hogy egy későbbi reklamáció, ismételt megrendelés vagy beszállítói áttekintés feltételezések nélkül rekonstruálhassa a tranzakciót.
Kezdje a termékspecifikus specifikációval
Állítsa be a Withania somnifera, növényi részt, fizikai formát és a vonatkozó minőségi jellemzőket. A gyökér, a por és a kivonat eltérő elfogadási pontot igényel.
Rögzítse a felülvizsgálati és jóváhagyási dátumokat, hogy mindkét fél ugyanabból a verzióból dolgozzon.
Párosítsa a tanúsítványt a tételhez
Az elemzési tanúsítványnak azonosítania kell a terméket és a tételt vagy tételt, és jelentést kell adnia az egyeztetett tesztekről, adott esetben eredményekkel, egységekkel és módszerekkel.
Az általános példatanúsítványok támogathatják a korai megbeszélést, de nem bocsátanak ki kereskedelmi tételt.
Tartsa a neveket és az azonosítókat egymáshoz igazítva
Az árajánlatnak, a mintacímkének, a specifikációnak, a tanúsítványnak, a számlának, a csomagolási listának és a kartondobozoknak kompatibilis termékneveket és ugyanazt a tételhivatkozást kell használniuk.
A nyomon követhetőség és az importdokumentáció védelme érdekében feladás előtt szüntesse meg az eltéréseket.
Hozzon létre egy fogadási rekordot
Az érkezés dátuma, a szállító állapota, a kartondobozok száma, a pecsét és a bélés állapota, a tételcímkék, dokumentumok, mintavétel és elhelyezés.
Fényképezze le az eltéréseket, mielőtt kinyitná vagy újracsomagolná a bizonyítékokat.
A megrendelés jóváhagyása előtt erősítse meg a tesztelést
Megállapodni, hogy mely azonosítási, fizikai, mikrobiológiai, szennyeződési vagy szerződéses analitikai ellenőrzéseket kell alkalmazni. A követelmények a formátumtól, a tervezett felhasználástól és a rendeltetési helytől függenek.
Ne ígérjen olyan tesztet, amely nem része a tétel kiadási tervének.
Irányítsd át a dokumentumokat
A specifikációknak és a sablonoknak verzióazonosítókat kell mutatniuk. A lecserélt fájlok nem maradhatnak aktív használatban.
Rögzítse a vevő jóváhagyását az anyagi változtatásokhoz.
Korán készítse elő a célfájlt
A szállítás lefoglalása előtt erősítse meg a számla leírását, a csomagolási lista részleteit, a származási információkat és az egyéb egyeztetett szállítási dokumentumokat.
Az adott rendeltetési helyre minősített importtanácsra lehet szükség.