Комплектът професионални документи трябва да описва точния Ashwagandha продукт, който се изпраща, а не обща категория. Идентичността на продукта, частта от завода, форматът, партидата, количеството и статусът на освобождаване трябва да останат свързани от одобрението на пробата до получаването.
Изискванията към документите трябва да бъдат договорени преди партидата да бъде опакована. Ранното подравняване намалява корекциите в последния момент на име, тест, етикет и дестинация. Създайте файл за транзакция, който свързва одобрената спецификация, мостра или референтна партида, поръчка за покупка, специфичен за партида сертификат, запис за освобождаване, опаковъчен лист, фактура и етикети на кашона. Една и съща ботаническа идентичност, част от растението, физически формат и партиден номер трябва да се появяват последователно навсякъде. Когато се прилага аналитична стойност, като договорена спецификация за анолид, запишете диапазона на приемане, единиците и метода, вместо да разчитате на маркетингово изявление. Прегледайте дали микробиологични, замърсители, влага или физически тестове са подходящи за точния формат и предвидения пазар. Примерните документи могат да подкрепят квалификацията, но само окончателните партидни документи могат да освободят изпратената партида. Отстранете несъответствията преди събирането, когато корекциите все още се контролират и проследимостта остава ясна. Получаващият екип трябва да знае кои оригинали или електронни копия да очаква и кой може да разреши отклонение. Архивирайте одобрения файл със снимки на пристигане и получени резултати, така че по-късна жалба, повторна поръчка или преглед на доставчика да може да реконструира транзакцията без предположения.
Започнете със специфична за продукта спецификация
Състояние Withania somnifera, растителна част, физическа форма и съответните качествени характеристики. Коренът, прахът и екстрактът изискват различни точки на приемане.
Запишете датите на преразглеждане и одобрение, така че и двете страни да работят от една и съща версия.
Свържете сертификата с партидата
Сертификатът за анализ трябва да идентифицира продукта и партидата или партидата и да докладва договорените тестове с резултати, единици и методи, когато е уместно.
Генеричните примерни сертификати могат да поддържат ранна дискусия, но не освобождават търговска партида.
Поддържайте имената и идентификаторите подравнени
Офертата, примерният етикет, спецификацията, сертификатът, фактурата, опаковъчният списък и кашоните трябва да използват съвместими имена на продукти и една и съща препратка към партидата.
Отстранете несъответствията преди изпращане, за да защитите проследимостта и документацията за импортиране.
Изградете запис за получаване
Запишете датата на пристигане, състоянието на превозвача, броя на картонените опаковки, състоянието на уплътнението и облицовката, етикети на партидата, документи, взета проба и изхвърляне.
Снимайте отклоненията в материала, преди отварянето или преопаковането да промени доказателствата.
Потвърдете тестването преди одобрение на поръчката
Съгласете кои проверки за идентичност, физически, микробиологични, замърсители или договорени аналитични проверки се прилагат. Изискванията зависят от формата, предназначението и предназначението.
Избягвайте да обещавате тест, който не е част от плана за освобождаване на партидата.
Контролни ревизии на документи
Спецификациите и шаблоните трябва да показват идентификатори на ревизии. Подменените файлове не трябва да остават в активна употреба.
Записвайте одобрението на купувача за съществени промени.
Подгответе целевия файл отрано
Потвърдете описанията на фактурите, подробностите за опаковъчния списък, информацията за произхода и други договорени документи за доставка, преди да резервирате транспорт.
Може да се изисква квалифициран съвет за внос за конкретната дестинация.