Profesyonel bir belge seti, genel bir kategoriyi değil, sevk edilen Ashwagandha ürününü tam olarak tanımlamalıdır. Ürün kimliği, tesis kısmı, formatı, lotu, miktarı ve piyasaya sürülme durumu, numune onayından teslim alınmasına kadar bağlantılı kalmalıdır.
Parti paketlenmeden önce belge gereklilikleri üzerinde anlaşmaya varılmalıdır. Erken hizalama, son dakika ad, test, etiket ve hedef düzeltmelerini azaltır. Onaylanan spesifikasyonu, numuneyi veya referans partisini, satın alma siparişini, partiye özel sertifikayı, sürüm kaydını, çeki listesini, faturayı ve karton etiketleri birbirine bağlayan bir işlem dosyası oluşturun. Aynı botanik kimlik, bitki kısmı, fiziksel format ve parti numarası baştan sona tutarlı bir şekilde görünmelidir. Sözleşmeli bir withanolid spesifikasyonu gibi analitik bir değerin geçerli olduğu durumlarda, bir pazarlama beyanına dayanmak yerine kabul aralığını, birimleri ve yöntemi kaydedin. Mikrobiyolojik, kirletici madde, nem veya fiziksel testlerin tam formata ve hedeflenen pazara uygun olup olmadığını inceleyin. Örnek belgeler kalifikasyonu destekleyebilir ancak yalnızca son parti belgeleri sevk edilen partiyi serbest bırakabilir. Düzeltmeler hala kontrol altındayken ve izlenebilirlik net kaldığında, toplamadan önce tutarsızlıkları giderin. Alıcı ekip hangi orijinallerin veya elektronik kopyaların bekleneceğini ve bir sapmaya kimin izin verebileceğini bilmelidir. Onaylanan dosyayı varış fotoğrafları ve alınan sonuçlarla birlikte arşivleyin; böylece daha sonraki bir şikayet, tekrar sipariş veya tedarikçi incelemesi, işlemi varsayımlar olmadan yeniden yapılandırabilir.
Ürüne özel bir spesifikasyonla başlayın
Withania somnifera, tesis kısmı, fiziksel form ve ilgili kalite özelliklerini belirtin. Kök, toz ve ekstrakt farklı kabul noktaları gerektirir.
Her iki tarafın da aynı sürümden çalışabilmesi için revizyon ve onay tarihlerini kaydedin.
Sertifikayı partiyle eşleştirin
Analiz sertifikası, ürünü ve partiyi veya partiyi tanımlamalı ve kararlaştırılan testleri, ilgili olduğu yerde sonuçlar, birimler ve yöntemlerle birlikte rapor etmelidir.
Genel örnek sertifikalar erken tartışmayı destekleyebilir ancak ticari bir parti yayınlamaz.
Adları ve tanımlayıcıları uyumlu tutun
Fiyat teklifi, numune etiketi, spesifikasyon, sertifika, fatura, paketleme listesi ve kartonlarda uyumlu ürün adları ve aynı parti referansı kullanılmalıdır.
İzlenebilirliği ve ithalat belgelerini korumak için uyumsuzlukları sevkıyattan önce çözün.
Bir alıcı kaydı oluşturun
Varış tarihini, taşıyıcı durumunu, karton sayısını, mühür ve astar durumunu, parti etiketlerini, belgeleri, alınan numuneyi ve elden çıkarma işlemlerini kaydedin.
Malzemedeki sapmaları açmadan veya yeniden paketlemeden önce fotoğraflayın, delilleri değiştirir.
Sipariş onayından önce testi onaylayın
Hangi kimlik, fiziksel, mikrobiyolojik, kirletici veya sözleşmeli analitik kontrollerin geçerli olduğuna karar verin. Gereksinimler formata, kullanım amacına ve hedefe bağlıdır.
Parti serbest bırakma planının parçası olmayan bir test için söz vermekten kaçının.
Belge revizyonlarını kontrol edin
Spesifikasyonlar ve şablonlar revizyon tanımlayıcılarını göstermelidir. Değiştirilen dosyalar aktif kullanımda kalmamalıdır.
Malzeme değişikliklerinin alıcı onayını kaydedin.
Hedef dosyayı erken hazırlayın
Nakliye rezervasyonu yapmadan önce fatura açıklamalarını, paketleme listesi ayrıntılarını, menşe bilgilerini ve üzerinde anlaşılan diğer nakliye belgelerini onaylayın.
Belirli bir varış noktası için nitelikli ithalat tavsiyesi gerekebilir.